Wytyczne dotyczące przeprowadzania kontroli postępowania z dokumentami elektronicznymi jako wynik zmian postulowanych przez środowisko archiwistów

Dorota Drzewiecka

Streszczenie w języku polskim


Pojawianie się aktów prawnych dotyczących informatyzacji administracji publicznej w Polsce, upowszechnienie dokumentacji elektronicznej oraz różnego rodzaju narzędzi informatycznych i systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją nie zawsze usprawniało wykonywanie czynności kancelaryjnych i dokumentowanie spraw. Brak wskazówek dotyczących zasad przeprowadzania kontroli archiwalnych w zakresie dokumentacji elektronicznej, w różny sposób gromadzonej, wytwarzanej i przechowywanej w jednostkach organizacyjnych będących pod nadzorem archiwalnym, powodował wyraźną różnorodność w zakresie weryfikacji i opisu danych zgromadzonych w trakcie kontroli archiwalnych. Artykuł zawiera przykłady problemów zgłaszanych przez środowisko archiwalne oraz próbę analizy wytycznych dotyczących przeprowadzania kontroli postępowania z dokumentami elektronicznymi.

Słowa kluczowe


dokumentacja elektroniczna; system EZD; nadzór archiwalny; kontrole archiwalne

Pełny tekst:

PDF

Bibliografia


Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 3 kwietnia 2019 r. nr ZSPU.421.8.2018, https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSPU.421.8.2018 [dostęp: 23 I 2023].

„Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej” 2005, nr 64, poz. 565; 2006, nr 206, poz. 1517–1519; 2011, nr 14, poz. 67; 2015, poz. 1446.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Wytyczne dotyczące przeprowadzania kontroli postępowania z dokumentami elektronicznymi, dokument przesłany autorce w trybie dostępu do informacji publicznej w lutym 2022 r.

Zarządzenia nr 508 Wojewody Mazowieckiego z dnia 30 grudnia 2021 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie, https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Sz2r4Mpq1tEJ:https://www.gov.pl/attachment/10bd597d-34ed-4587-9907-fb2ffd34c825&cd=28&hl=pl&ct=clnk&gl=pl [dostęp: 22 I 2023].

Degen R., Garść uwag na temat selekcji w Polsce, w: Toruńskie Konfrontacje Archiwalne, t. 1, Archiwistyka na uniwersytetach, archiwistyka w archiwach, red. W. Chorążyczewski, A. Rosa, Toruń 2009.

Drzewiecka D., Elektroniczna biurowość w urzędach gminnych z terenu objętego nadzorem archiwalnym Archiwum Narodowego w Krakowie w latach 2011–2019, „Przegląd Archiwalno-Historyczny”, t. 9 [w druku].

Drzewiecka D., Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w publicznych uczelniach wyższych w Polsce. Przykład Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie, w: Archiwa uczelniane w XXI wieku wobec komputeryzacji, informatyzacji i elektronicznego zarządzania dokumentacją: wprowadzenie do problematyki, red. B. Kierzkowska, A. Supruniuk, P. Bunkowska, Toruń 2021.

Drzewiecka D., Ogólne czy szczegółowe? Dane dotyczące biurowości elektronicznej w Polsce zawarte w protokołach kontroli archiwalnych z lat 2011–2019, „Archeion” 2022, 123.

Drzewiecka D., Systemy EZD w urzędach administracji publicznej w Polsce w latach 2011–2019. Rzeczywista liczba wdrożeń versus budowa marki narzędzi informatycznych, „Archeion” 2021, 122.

Drzewiecka D., Karaś T., Wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentacji w Urzędzie Miasta Krakowa. Wybrane problemy, w: Rola archiwów w procesie wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Z doświadczeń archiwów szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych oraz państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, red. A. Barciak, D. Drzewiecka, K. Pepłowska, Katowice 2017.

Górak A., Model wcielony – biurokracja elektroniczna, „Dzieje biurokracji” 2019, 10.

Górak A., Magier D., Selekcja archiwalna jako konstruowanie zasobu źródeł historycznych, „Archiwa-Kancelarie-Zbiory” 2011, 2.

Jaskółka-Leśniak K., Dobre praktyki w obszarze kształtowania państwowego zasobu archiwalnego, w: Dobre praktyki zarządzania dokumentacją, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 10, red. K. Pepłowska, M. Smoczyński, Toruń 2022.

Jaskółka-Leśniak K., Między Scyllą i Charybdą. Pracownicy nadzoru archiwów państwowych wobec selekcji materiałów, referat wygłoszony w trakcie VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich we wrześniu 2022 r. w Łodzi, https://sap.waw.pl/wp-content/uploads/2022/08/04-Jaskolka-Lesniak-Katarzyna-Miedzy-Scylla-i-Charybda.pdf archiwalnych [dostęp: 23 I 2023].

Karaś T., Od narzędzi informatycznych do EZD. Bariery w procesie wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Miasta Krakowa i miejskich jednostkach organizacyjnych, w: Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020.

Makowski D., Archiwa a systemy informatyczne w administracji publicznej. Wstęp do problematyki, „Archeion” 2020, 121.

Perłakowska E., Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, w: G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018.

Perłakowska E., Systemy dziedzinowe a dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w: G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018.

Robótka H., Zarządzanie dokumentacją w dobie informatyzacji, w: Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020.

Robótka H., Zasady i metody selekcji dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej a potrzeby badań obecnych i przyszłych, https://docplayer.pl/11414229-Zasady-i-metody-selekcji-dokumentacji-tradycyjnej-i-elektronicznej-a-potrzeby-badan-obecnych-i-przyszlych.html [dostęp: 23 I 2023].

Robótka H., Wartościowanie akt. Przeszłość i przyszłość, w: Dokumentacja masowa. Z problematyki kształtowania zasobu archiwalnego, red. I. Mamczak-Gadkowska, K. Stryjkowski, Poznań 2012.

Rosowska E., Polski system wartościowania dokumentacji oparty o jednolite rzeczowe wykazy akt a koncepcja wartościowania i selekcji dokumentacji a posteriori (tezy wystąpienia), referat wygłoszony w trakcie VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich we wrześniu 2022 r. w Łodzi, https://sap.waw.pl/wp-content/uploads/2022/08/03-Rosowska-Ewa-Koncepcje-wartosciowania-i-selekcji.pdf [dostęp 23 I 2023].

Skupieński K., Pytania o definicje dokumentu, kancelarii i archiwum w „epoce bez papieru”, w: „Zatrzymać przeszłość, dogonić przyszłość”. Pamiętnik VI Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich, Wrocław 5–7 września 2012 r., red. W. Chorążyczewski, K. Stryjkowski, Warszawa 2013.

Smoczyński M., System elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW a wewnętrzne normatywy regulujące zarządzanie dokumentacją w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie (2011–2021). Wybrane aspekty, „Archeion” 2022, 123.

Staszewska H., Woźniak W., Dokumentacja elektroniczna w archiwach państwowych – wyniki ankiety przeprowadzonej w maju 2015 r., „Archiwa-Kancelarie-Zbiory” 2015, 6.

Szabaciuk M., Problem wartościowania dokumentacji elektronicznej jako zasobu źródeł historycznych dla przyszłych badaczy dziejów XXI wieku, „Wschodni Rocznik Humanistyczny” 2017, 14, 4.

Wanic B., Kurdyk B., Wdrożenie EZD w urzędach województwa śląskiego, w: Rola archiwów w procesie wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Z doświadczeń archiwów szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych oraz państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, red. A. Barciak, D. Drzewiecka, K. Pepłowska, Katowice 2017.

Wlezień P., Brakowanie a systemy EZD, referat wygłoszony w trakcie VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich we wrześniu 2022 r. w Łodzi, https://sap.waw.pl/wp-content/uploads/2022/08/09-Wlezien-Pawel-brakowanie-a-systemy-EZD.pdf [dostęp 23 I 2023].

Wlezień P., Dane gromadzone w EZD. Kilka refleksji o potencjale badawczym informacji powstających i gromadzonych w systemach EZD, w: Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020.

VI forum zarządzania dokumentacją w urzędzie, https://fzd.administracjapubliczna.pl [dostęp: 23 I 2023].

Archiwiści i Belliculum Diplomaticum IX Lublinense na WHiA,

https://www.umcs.pl/pl/aktualnosci,22423,archiwisci-i-belliculum-diplomaticum-ix-lublinense-na-whia,121477.chtm [dostęp: 29 I 2023].

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, https://ezd.gov.pl/www/index [dostęp: 26 I 2023].

Nadzór archiwalny, https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/ [dostęp 10 I 2023].

Wiosenne Spotkania Archiwalne, https://wsa.umk.pl/ [dostęp: 23 I 2023].




DOI: http://dx.doi.org/10.17951/rh.2023.55.639-658
Data publikacji: 2023-07-20 09:57:04
Data złożenia artykułu: 2023-01-30 16:52:39


Statystyki


Widoczność abstraktów - 546
Pobrania artykułów (od 2020-06-17) - PDF - 223

Wskaźniki



Odwołania zewnętrzne

  • Brak odwołań zewnętrznych


Prawa autorskie (c) 2023 Dorota Drzewiecka

Creative Commons License
Powyższa praca jest udostępniana na lcencji Creative Commons Attribution 4.0 International License.